Jak jsme během 6 týdnů vytrénovali 10 budoucích facilitátorů Design Sprintu

V České spořitelně jsme proškolili tým, který má za úkol dostat metodiku Design Sprintu do života organizace. Díky tomu budou interní týmy pružněji reagovat na potřeby klientů a Česká spořitelna se zbaví závislosti na externích dodavatelích.

„Pábení nám předalo metody, jak se dostat od zákaznické cesty ke konkrétním praktickým krokům. Ukázalo nám, jak lze problematická místa přetvořit v pozitivní příležitosti, jak přejít od dat k řešení. Na vlastní kůži jsme si mohli zažít, čím během Design Sprintu tým prochází. O tuto zkušenost se můžeme spolehlivě opřít v naší další praxi.“
Katka Tomášková Customer Experience Area Lead, Česká spořitelna Corporate banking

Zažít Design Sprint na vlastní kůži je nejrychlejší způsob, jak se naučit metodiku

Česká spořitelna potřebovala urychlit způsob, jakým se týmy dostávají od zákaznických dat ke konkrétním řešením. Jako správná cesta se jevil Design Sprint – metodika, s pomocí které lze během 5 dnů dojít od obecných nápadů ke konkrétnímu řešení a získat na něj zpětnou vazbu od reálných lidí. 

I když je metodika detailně popsaná, odvést Sprint vyžaduje víc, než jen následovat metodické pokyny. Rozhodujícím faktorem je role facilitátora, který skupinu celou dobu vede.

Dostat sprintování do života organizace proto znamená především rozvinout uvnitř Spořitelny facilitační dovednosti. Jednorázově se sice dají outsourcovat, ale dlouhodobě je takový přístup drahý a nepružný. 

Cílem naší spolupráce proto bylo připravit 10 lidí na roli interních facilitátorů a zbavit tak Českou spořitelnu závislosti na externích dodavatelích.

První sprintový den. Tým představuje expertům uživatelskou mapu a získává informace, na nichž staví svoji další práci.

Třetí sprintový den. Účastníci si osahávají roli facilitátorů a představují ostatním jednotlivé skici možných řešení.

Trénink jsme stavěli na tom, že dobrý facilitátor musí znát mnohem víc než jen metodiku

Pro úspěšné odvedení Design Sprintu nestačí vědět, jakou aktivitu týmu zadat v jaké části dne a kolik času mají na její dokončení. Pět dní intenzivní týmové práce totiž není ničím jiným než zhuštěným designovým procesem. Klíčem k úspěšné facilitaci je schopnost aplikovat principy designového myšlení.  

Naším tréninkem jsme pokryli i aktivity, které jsou pro úspěch Sprintu klíčové, ale v samotné metodice jsou popsány jen stručně nebo vůbec. Například: 

  • Jaká data před Sprintem získat a jak
  • Jak správně formulovat, co je cílem Sprintu 
  • Jak poskládat tým, aby měl Sprint co největší přínos

Lidé se tréninku účastnili ve 2 rolích

Pod vedením Pábení procházeli Design Sprintem jako členové sprintového týmu, kteří pracují na tvorbě řešení, aby si vyzkoušeli, co taková role obnáší.

Zároveň pozorovali facilitátora a postupně si doplňovali, co vše je třeba si v této roli osvojit nad rámec samotné metodiky.

Získali tak respekt k roli facilitátora, chuť na svých schopnostech pracovat i důvěru v samotnou metodiku, která nás dovedla k cíli. 

Všechny aktivity v rámci tréninku jsme koncipovali jako snahu o vyřešení skutečného interního problému. Díky tomu jsme průběh Design Sprintu simulovali mnohem věrněji. Výstupy z tréninku pak opravdu přispěly k vyřešení problému, i když to nebylo naším primárním cílem.

Co na trénink říkají účastníci

„Díky tréninku pro mě vzdělávací materiály získaly nový rozměr. Mám zkušenost, na kterou můžu informace navázat, a celé mi to jde lépe do hlavy.“ — Mária, Agile Cosch
„Vidět a slyšet reakce uživatelů je nenahraditelné. Je zajímavé, jak jsme si někdy jistí věcmi, které jsou ve skutečnosti úplně jinak.“ — Čestmír, Agile Coach
„Pojďme něco vytvořit a otestovat místo debat nad domněnkami,‘ tenhle přístup k práci mi dává smysl i mimo Design Sprint.“ — Jirka, Chapter Leader
„Teď vidím, že Design Sprint sám o sobě není magická metoda a jeho úspěch do velké míry závisí na krocích, které mu předcházejí. Data o uživatelích, dobře definovaná designová výzva, podpora stakeholderů, správně nominovaný tým.“ — Martin, Chapter Leader

Principy designového myšlení jsme předávali vlastním příkladem 

Jako facilitátoři a lektoři jsme se snažili pro účastníky tréninku vytvořit bezpečné prostředí, ve kterém je v pořádku dělat chyby. Otevřeně jsme sdíleli nejen naše ověřené postupy, tipy a triky, ale také příklady, kdy jsme sami chybovali a co jsme se z toho naučili. Rozebrali jsme, jak lze kritickým momentům předcházet i jak jim čelit, když už nastanou.

Snažili jsme se ukázat, že klíčem k úspěchu není perfektní znalost jednotlivých aktivit Design Sprintu, ale schopnost rychle se adaptovat na měnící se podmínky. Naslouchat a přitom držet pomyslné sprintové kormidlo pevně v rukou. 

Po ukončení tréninku čeká tým vykročení do praxe

Po ukončení našeho maratonu se tým pustil do tvorby interní facilitační „knowledge base“ postavené na vzájemném sdílení poznatků z tréninku. Dalším krokem je aktivní vyhledávání příležitostí pro pořádání Design Sprintů. Pábení zůstává na dosah v pozici supervizorů.

„Máme k facilitaci Design Sprintu mnohem větší respekt, ale chceme do toho jít při první možné příležitosti. Máme materiály, máme své poznámky, máme autentickou zkušenost. Teď už je to na nás, skočit do praxe.“
Tereza Customer Journey Expert
Desetičlenný interní tým má teď za úkol rozžít Design Sprinty uvnitř organizace. Svojí prací budou postupně získávat důvěru v přínos metodiky u dalších kolegů i nadřízených a rozhýbávat další části České spořitelny.

Na projektu jsme prošli těmito aktivitami

6 týdnů, 10 účastníků, 2 trenéři z Pábení, 6 workshopů a 5denní Design sprint

  • Facilitace

  • Problem framing

  • Design research

  • Testování

  • Design Sprint

  • Sdílení know-how

  • Edukace

Chceme lidem předávat know-how, které je bude zbavovat opičí práce

V Pábení chceme dělat lidi nezávislými a zbavovat je opičí práce. Proto jim do rukou dáváme nástroje, které je přenesou od debat k akci, od domněnek k datům

Spolu s naším designérským know-how chceme předávat i chuť jít do toho naplno. Učit se z vlastních chyb a sdílet s ostatními svůj posun. 

„Jsem moc ráda, že jsme do toho šli s vámi. Máte zkušenosti, dokážete je předat a navíc jste moc fajn lidi. Díky vašemu přístupu a nasazení, jsme z tréninku vytěžili maximum. Za to moc děkuji. Myslím, že tímto naše spolupráce nekončí.“
Katka Tomášková Customer Experience Area Lead, Česká spořitelna Corporate banking

Líbí se vám naše práce?
Pojďme se pobavit, jak můžeme pomoct vám

Marek Mencl
marek@pabeni.cz